Contexte de la fonction

L’Institut français des relations internationales (Ifri) est le principal think tank traitant de questions internationales en France. Il organise environ 120 conférences ou séminaires par an en présentiel, en visioconférence ou en hybride.

Missions de l’assistant(e) du directeur exécutif

Sous l’autorité du directeur exécutif, la personne recrutée assurera notamment les missions suivantes :

• Assister le directeur exécutif pour des tâches de nature administrative et organisationnelle
• Consulter quotidiennement et mettre à jour les outils de suivi des événements
• Traiter et suivre les invitations via un logiciel de CRM
• Mettre en ligne les événements en aval et contribuer à leur exploitation en amont (vérifier la présence des participants, mettre en ligne des présentations PowerPoint ou des vidéos, etc.)
• Mettre en œuvre la logistique des événements (déplacements des intervenants, réservation de salles, préparation des chevalets et de la liste des inscrits, accueil des participants, passage des micros, gestion de la visioconférence, etc.)
• Préparer les événements avec les autres fonctions de soutien impliquées (services généraux, communication, …) et avec les prestataires externes (interprétariat, restauration, …)
• Veiller à la coordination entre les chercheurs et les fonctions support
• Assurer le reporting des événements auprès de la direction.

Compétences et qualités requises

L’Ifri est un institut de renommée internationale qui accueille un public de haut niveau et a développé une culture de l’excellence. Rigueur, sérieux, disponibilité, réactivité et capacité à travailler en équipe sont des qualités attendues de tous ses salariés.

Pour ce poste, sont également demandés :

• Autonomie et polyvalence
• Capacité à gérer l’organisation de plusieurs conférences et séminaires en même temps
• Très bonne maîtrise des outils de bureautique, de visioconférences et de CRM
• Capacité à mettre en ligne des contenus sur un site Internet
• Capacité à s’adresser à différents publics et à traiter leurs demandes avec efficacité, discrétion et diplomatie  
• Très bon niveau d’anglais à l’écrit et à l’oral.

Formation et expérience

• BAC+2/3 (BTS, DUT ou Bachelor)
• Au moins cinq ans d’expérience dans l’organisation de conférences

Conditions

• Statut : CDI
• Rémunération : en fonction de l’expérience
• Début du contrat : dès que possible
• Lieu : 27 rue de la Procession, 75015 Paris (présence sur place requise tous les jours)

Pour poser votre candidature, merci d’envoyer votre CV et votre lettre de motivation à [email protected]